Time Management alebo ako vyhrať boj s časom?

Ako zvládnuť prácu na čas a hlavne kvalitne? Túto otázku si kladú mnohí z nás. Hlavne v poslednom čase, kedy sa kladie hlavný dôraz na výkon sa veľké množstvo ľudí dostáva do časového stresu. V nasledujúcom článku si priblížime niektoré techniky a aplikácie, ktoré by vám mohli pomôcť so zvládnutím Time Management-u.

Čo je Time Management

Time management je v podstate o správnom naplánovaní a prioritizácií úloh, ktoré musíme zvládnuť za určitý čas. Plynutie času síce riadiť nemôžeme, ale môžeme ovplyvniť spôsob, akým s časom nakladáme.

Knihy o Time Managemente

Kníh o Time Management-e bolo napísaných veľa. Inšpirujte sa našim zoznamom:

1. Mať všetko hotové (Getting Things Done) 

Skvelá kniha od Davida Allena, ktorá sa stala svetovým bestsellerom. Metóda GTD (Getting things done) pomohla státisícom ľudí naplánovať si svoj čas. 

2. Práca pod povrchom (Deep Work) 

Cal Newport vo svojej knihe prezentuje spôsob ako rýchlejšie pochopiť zložité úlohy a vytvárať kvalitné výstupy efektívnejšie, a teda v kratšom čase. 

3. Najprv zjedzte žabu (Eat That Frog)

21 pravidiel úspešných ľudí prináša vo svojej knihe Brian Tracy. Ide o „klasiku“ v problematike Time Management-u. 

4. Esencializmus (Essentialism)

Prioritizácia úloh je kľúčová. Kniha od Grega McKeowna vám pomôže ako urobiť viac vecí za kratší čas. Kľúčom je robiť len tie správne veci.

5. Štvorhodinový pracovný týždeň (The 4-Hour Workweek)

Byť bohatým a mať pri tom dostatok času na všetko čo vás baví, a prečo nie? Prečítajte si knihu Timothyho Ferrisa. 

6. Princíp 80:20 (The 80/20 Principle)

Ďalšia klasika od Richarda Kocha prináša novú interpretáciu Paretovho pravidla, ktorú môžete aplikovať vo svojom živote. 

7. Sila zvyku (The Power of Habit)

Ako pochopiť a zmeniť svoje zvyky vám povie autor Charles Duhigg. Aby ste ušetrili čas nebojte sa siahnuť aj po audioverzií kníh. Príjemné počúvanie na dlhšie cesty.

Time Management techniky

Predstavíme vám osvedčené techniky Time Management-u, ktoré vám pomôžu zlepšiť denné rutiny a zvýšiť produktivitu.

Eisenhowerova matica (Eisenhower Box)

Eisenhowerova matica je nástroj na riadenie času, ktorý pomáha manažérom určiť priority a poradie práce. Autorom techniky je v poradí 34. prezident USA Dwight Eisenhover, ktorý v roku 1954 vo svojom príhovore povedal:

,,Mám dva druhy problémov, naliehavé a dôležité. Naliehavé nie sú dôležité a dôležité nie sú nikdy naliehavé.”

Podľa Eisenhoverovej matice je dôležité aby ste si úlohy rozdelili do 4 skupín:

• 1 kvadrant: naliehavé a dôležité (úlohy, ktoré je potrebné vykonať okamžite),
• 2 kvadrant: menej naliehavé a dôležité (úlohy ktoré si naplánujete na neskôr),
• 3 kvadrant: naliehavé, ale menej dôležité (úlohy, ktoré môžete delegovať na niekoho iného),
• 4 kvadrant: menej naliehavé a menej dôležité (úlohy, ktoré môžete odstrániť).

Príklady úloh pre jednotlivé kvadranty:

1 kvadrant: „Urob to ihneď“

Naliehavé úlohy si vyžadujú okamžitú pozornosť. To znamená, že, keď je niečo naliehavé, je treba to urobiť ihneď. Nedokončenie úlohy znamená následky. Toto sú úlohy, ktorým sa nemôžete vyhnúť, a čím dlhšie ich budete odkladať, tým viac stresu pravdepodobne zažijete.

Príklady úloh v prvom kvadrante môžu zahŕňať:

• Dokončenie projektu na poslednú chvíľu
• Vybavenie urgentnej požiadavky klienta
• Oprava prasknutého potrubia vo vašom byte

2 kvadrant: „Naplánuj si to“

Reprezentuje dôležité úlohy, ktoré nevyžadujú okamžitú pozornosť, ale sú dôležité. Tieto úlohy je nevyhnutné dôsledne naplánovať.

Príklady úloh v druhom kvadrante môžu zahŕňať:

• Plánovanie dlhodobého projektu
• Profesionálne vytváranie sietí na vybudovanie klientskej základne
• Pravidelné práce a projekty údržby

Poznámka: Úlohy môžete začať rozdeľovať až keď budete vedieť rozlíšiť úlohy v prvom a druhom kvadrante!

3 kvadrant: „Deleguj“

Sú úlohy, ktoré musia byť dokončené teraz, avšak je možné úlohy delegovať na iných členov svojho tímu. Delegovanie úloh je jedným z najefektívnejších spôsobov, ako zredukovať pracovnú záťaž na vás a zároveň poskytnúť členom vášho tímu príležitosť na zlepšenie.

4 kvadrant:  „Eliminuj to“

Keď si prejdete zoznam úloh a pridáte úlohy do prvých troch kvadrantov, všimnete si, že niekoľko úloh zostalo. Zostávajúce úlohy sú úlohy, ktoré neboli naliehavé ani dôležité. Tieto nedôležité úlohy vám jednoducho bránia v dosahovaní vašich cieľov. Rýchlo sa ich zbavte!

Zaujala vás táto technika? Nainštalujte si ju do svojho mobilu –  Matrix Eisenhower App. 

TIP NA ZÁVER: Veľmi vám pomôže farebné značenie. Priraďte každému kvadrantu farbu. Následne označte každú úlohu farbou príslušného kvadrantu. Vytváranie matice tak nebude potrebné.

2-minútové pravidlo

Často sa stáva, že úlohy, ktoré odkladáme reálne vyžadujú iba pár minút na dokončenie. Napriek tomu ich odkladáme a radšej sa venujeme iným aktivitám. 

2-minútové pravidlo je technika, ktorá sa používa na zvládnutie úloh v časovom obmedzení. Podstatou tohto pravidla je, že ak máte úlohu, ktorá trvá 2 minúty alebo kratšie, mali by ste ju urobiť ihneď, namiesto toho, aby ste ju odkladali na neskôr. 

Druhá časť pravidla hovorí, že osvojenie tohto nového návyku by nemalo trvať dlhšie ako 2 minúty. Samozrejme, že nemôžete dosiahnuť všetky ciele za menej ako 2 minúty, ale môžete začať postupne. James Clear v knihe Atómové návyky (Atomic Habits) hovorí, že si môžete každý deň zlepšiť o 1 % bez ohľadu na svoje ciele. Aplikácia, ktorá vám pomôže so zvládnutím tejto techniky je Todoist.

Pomodoro technika

Technika Pomodoro je metóda, ktorú vyvinul Francesco Cirillo koncom osemdesiatych rokov minulého storočia. Aplikácia je založená na sérii princípov postavených na sebapozorovaní a uvedomovaní. Vďaka tejto technike môžete využiť čas na to, aby ste sa stali produktívnejšími.

1. Pripravte si zoznam úloh a časovač.
2. Nastavte si časovač na 25 minút a sústreďte sa na jednu úlohu, kým nezazvoní časovač.
3. Po skončení úlohy si označte jedno pomodoro a zaznamenajte si, čo ste dokončili.
4. Potom si doprajte 5-minútovú prestávku. 

Váš pracovný cyklus bude vyzerať takto:

25 minút práce, 5 minút prestávky. Každý 25 minútový úsek práce sa pritom nazýva „pomodoro“, a po 4 „pomodorách“ si máš dopriať 15-20 minútovú prestávku (teda po 100 minútach práce a 15 minútach prestávky).

Pomodoro zahŕňa aj 3 pravidlá, ako z každého intervalu vyťažiť maximum:

1. Rozdeľte zložité projekty na menšie úlohy: Ak si úloha vyžaduje viac ako štyri pomodorá, je potrebné ju rozdeliť na menšie kroky. Dodržiavanie tohto pravidla vám pomôže zabezpečiť jasný pokrok vo vašich projektoch.

2. Malé úlohy spolu skombinujte: Akékoľvek úlohy, ktoré zaberú menej ako jedno pomodoro, by sa mali skombinovať s inými jednoduchými úlohami. Napríklad „napíšte šek na nájomné“, „naplánujte si stretnutie s veterinárom“ a „prečítajte si článok pomodoro“ môžu ísť spolu v jednej relácii.

3. Keď je pomodoro nastavené, musíte zazvoniť: Pomodoro je nedeliteľnou jednotkou času a nedá sa prelomiť, najmä nekontrolovať prichádzajúce e-maily, tímové chaty alebo textové správy. Akékoľvek nápady, úlohy alebo požiadavky, ktoré sa objavia, by ste mali zaznamenať, aby ste sa k nim mohli vrátiť neskôr. 

Prvé výsledky by sa mali ukázať už za 1-2 dni. Kompletné osvojenie techniky je v časovom rozmedzí 7 až 20 dní. Jednoduchý webový časovač Pomofocus alebo Toggl Track vám s touto technikou pomôžu.

Aplikácie na Time Management

V dnešnej digitálnej dobe existuje množstvo aplikácií a nástrojov na zvýšenie produktivity, ktoré vám môžu pomôcť zlepšiť Time Management. Nesmieme zabudnúť ani na nástroje umelej inteligencie. Pre výber správnej aplikácie sa pozrite na kompatibilitu s inými platformami, sledovanie aktivity na vašom zariadení, analýzy, pridávanie poznámok, denné plánovanie, prípadne možnosti integrácie.

Todoist

Todoist je jednoduchý, ale účinný nástroj, ktorý vám umožní nastaviť opakujúce sa udalosti a po dokončení ich odškrtnúť. Na začiatku každého dňa dostanete rozvrh úloh (pokiaľ sa nerozhodnete inak), aby ste si mohli nastaviť svoju prácu podľa svojho rozvrhu a preferencií. 

Todoist je vhodný na používanie pre jednotlivcov, samostatne zárobkovo činné osoby alebo malé pracovné tímy.

• Cena – free verzia, 5-8 dolárov na mesiac
• Alternatíva: Remember the Milk

Toggl Track

Toggl Track využíva zjednodušený prístup k riadeniu času s možnosťou pripomienok, sledovania a detekciou nečinnosti. Tento nástroj podporuje rôzne platformy, čo umožňuje používateľom nastaviť sledovanie času vo svojom prehliadači na počítači a neskôr ho synchronizovať s ich smartfónom. Aplikácia je podporová iba prehliadačmi Chrome a Firefox. 

• Cena – free verzia, 9-18 dolárov na mesiac

Alternatíva: Serene

Timecamp

Timecamp má množstvo jednoducho použiteľných funkcií ako fakturovateľné sledovanie času, odosielanie faktúr na základe stráveného času, sledovanie dochádzky a sledovanie tímového času. 

K dispozícii je tiež automatické sledovanie času, ktoré možno použiť na monitorovanie používania internetu zamestnancami. Aplikáciu môžete integrovať s viac ako 50 nástrojmi na zvýšenie produktivity, ako sú Airtable, Asana a Monday.com. Zároveň môžete integrovať aj komunikačné a videokonferenčné platformy, ako sú Teams a Slack, účtovného softvéru ako Xero atď.

• Cena – 2,99 – 11,99 dolárov za mesiac

Rescue Time

Ak chcete využiť svoj čas na maximum Rescue Time vie časť vášho času ušetriť. Poskytne presný obraz o tom, ako trávite čas a ako ho nastaviť tak aby ste sa stali produktívnejším.

• Cena – freeverzia, prípadne od 9 dolárov za mesiac

Forest

Forest je aplikácia výborná pre zvýšenie produktivity. Určite ju vyskúšajte v prípade, že k zvýšeniu pracovného výkonu potrebuje vizuálnu stimuláciu. 

• Cena – free verzia

Nifty

Nifty je aplikácia na správu úloh a času typu všetko v jednom. Nezáleží na tom, či používate prehliadač na počítači alebo mobil. 

• Cena – free verzia, prípadne platená verzia od 5 dolárov na mesiac

Odporúčania

S problematikou Time Management-u súvisí pojem prokrastinácia. 

Prokrastinácia (z latinského pro crastinus/patriaci zajtrajšku) je sklon jedinca odkladať veci na neskôr alebo jednoducho a vtipne povedané: „Čo nemôžeš urobiť dnes, neurob ani zajtra a máš dva dni voľna.“ Množstvo ľudí si prokrastinácia častokrát chybne zamieňajú s lenivosťou. Avšak základný rozdiel je vo výčitkách. Prokrastinátor má z nesplnených úloh výčitky, lenivec nie. 

Jednoduché odporúčania, ktoré zvládne každý:

Prioritizujte – najskôr vyriešte tie najdôležitejšie úlohy,

Vytvorte si zoznam úloh – pomôže vám, aby ste na nič nezabudli,

Pracujte v intervaloch – rozdeľte si prácu na menšie, zvládnuteľné úlohy s krátkymi prestávkami, 

Minimalizujte rozptýlenie – vypnite si upozornenia na e-maily, sociálne siete, prípadne eliminujte vonkajší hluk.

Pre správne zvládnutie pracovného času je v prvom rade nutné poznať samého seba, pretože na každého z nás funguje niečo iné.